La Procura della Repubblica di Napoli e la digitalizzazione del Processo Penale.
L'emergenza pandemica e la necessità di accellerare i processi di dematerializzazione, hanno contribuito a dare immediata attuazione al quadro programmatrico di digitalizzazione, anche nel corso della drammatica fase epidemica, anticipando (Protocollo con Consiglio dell’Ordine degli Avvocati e Camera Penale del maggio 2020) l’impiego del Portale del processo penale telematico reso poi obbligatorio con il d.l. n. 137 del 29 ottobre 2020 e la digitalizzazione delle procedure ex artt. 266 e ss. c.p.p. (Protocollo con il Tribunale di Napoli del giugno 2020), portando immediatamente in efficiente esercizio l’Archivio delle Intercettazioni, partecipando ai progetti ministeriali sperimentali in tema di avvio e monitoraggio del predetto Archivio, di accesso da remoto ai sistemi informativi T.I.A.P. e S.I.C.P. (anche nella prospettiva di organicità ed effettività dell’organizzazione dei servizi amministrativi realizzati in modalità di lavoro agile), introducendo una regolamentazione unitaria delle modalità di gestione del fascicolo digitale (circolare 1/2021) e richiedendo l’adozione del decreto del Ministro della Giustizia necessario per l’attribuzione di valore legale alla firma digitale degli ufficiali e agenti di polizia giudiziaria, intervenuto il 4 marzo u.s..
In questo contesto assume speciale rilievo la scelta, operata con o.d.s. n. 36 del 5.3.2018, di istituire l’Ufficio Innovazione e risorse tecnologiche, al fine dell’unitaria organizzazione delle funzioni di analisi e monitoraggio delle azioni di cooperazione istituzionale possibili attraverso l’adozione di convenzioni con pubbliche amministrazioni, università ed enti di ricerca finalizzate al potenziamento delle risorse dell’Ufficio ed alla loro efficiente utilizzazione; con il medesimo provvedimento ne veniva anche stabilita la composizione e i criteri di funzionamento di una struttura chiamata a coordinare le attività del Servizio Informatico e del Servizio Statistica, al fine dell’unitaria organizzazione delle funzioni complessivamente rilevanti per la progettazione e la gestione delle iniziative di innovazione organizzativa, attesa la complessiva, reciproca interdipendenza tra l’implementazione dell’informatizzazione, la raccolta dei dati statistici e dell’innovazione dei processi di lavoro e la correlata esigenza di apprestamento di moduli di condivisione informativa e raccordo operativo essenziali all’armonico sviluppo della complessiva azione di efficiente organizzazione della Procura.
Le funzioni di coordinamento delle attività dell’Ufficio dell’Innovazione e delle Risorse Tecnologiche, operante secondo le direttive del Procuratore della Repubblica, sono delegate ad un Magistrato dell’Ufficio che cura le azioni sul versante della promozione, della cura e del monitoraggio funzionali allo sviluppo ed alla coerente attuazione dei processi di digitalizzazione, di potenziamento infrastrutturale e di innovazione dei correlati processi di lavoro dell’Ufficio nonché i rapporti di cooperazione istituzionale in regime convenzionale con pubbliche amministrazioni, i progetti di tirocinio formativo, la gestione del sito web e la complessiva semplificazione dell’accesso del cittadino ai servizi dell’Ufficio, oltre alla generale trasparenza, nel rispetto della privacy e del segreto d’indagine, dei dati e delle informazioni relativi all’attività dell’Ufficio.
Tale nuova organizzazione è stata adottata in ragione:
della stretta complementarità tra i processi di informatizzazione dell’Ufficio ed i progetti di innovazione organizzativa in corso ed in via di progressiva elaborazione (tra i quali assumono rilievo, in primo luogo, quelli relativi alla istituzione dello S.D.A.S. e del correlato Ufficio di collaborazione del Procuratore della Repubblica, ruotanti entrambi attorno all’obiettivo della massima valorizzazione della magistratura onoraria);
della necessità di procedere al potenziamento del Servizio Statistiche, quale strumento di supporto alle scelte organizzative adottate anche al fine della successiva azione di monitoraggio e controllo collettivo della trasparenza e della funzionalità degli assetti strutturali ed operativi della medesima Procura;
dell’esigenza di razionale organizzazione delle funzioni di analisi e monitoraggio delle azioni di cooperazione istituzionale possibili attraverso l’adozione di convenzioni con pubbliche amministrazioni, università ed enti di ricerca finalizzate al potenziamento delle risorse dell’ufficio ed alla loro efficiente utilizzazione.
In linea generale, si osserva che l’Ufficio è da tempo impegnato sia nel miglioramento e nell’ottimizzazione dell’utilizzo di tutti gli applicativi forniti negli ultimi anni (S.I.A.M.M., S.I.ES/S.I.E.P., SITMP, GE.CO, SI.CO.GE., Script@, GIADA, etc.) e nella digitalizzazione del fascicolo processuale (attraverso il progressivo coinvolgimento del personale di segreteria e della banca dati nella scansione degli atti cartacei e nel loro inserimento e nella loro indicizzazione), sia nella diffusione dell’utilizzazione (specie nella redazione di documenti il cui testo è suscettibile, in tutto o in parte, di essere condiviso da altri Uffici) di sistemi di videoscrittura che consentano l’automatico aggiornamento delle iscrizioni e delle annotazioni da effettuare al registro S.I.C.P., quali “Atti e documenti”.
Sin dal programma organizzativo del 2018 (o.d.s. n. 86 cit., par. 16) il processo di digitalizzazione era individuato fra gli obiettivi primari dell’Ufficio anche con la finalità di “corrispondere alle necessità dell’utenza di rendere più agevole l’interlocuzione con i vari uffici della Procura della Repubblica, per ciò che attiene alle richieste di certificazioni, di copia di atti e, più in generale, all’accesso ai cittadini, imprese ed amministrazioni ai servizi della giustizia”.
Forte impulso si è inteso dare, in particolare, al processo di digitalizzazione del fascicolo processuale reso possibile dalle recenti implementazioni degli applicativi del Sistema Informatizzato della Cognizione Penale (S.I.C.P.) e del sistema documentale T.I.A.P.-Document@, secondo progressioni calibrate in ragione delle progressive evoluzioni dei predetti sistemi informativi e degli esiti dei progetti di sperimentazione ed innovazione organizzativa realizzati, anche nella prospettiva di fronteggiare l’emergenza epidemiologica da Covid-19, nella consapevolezza che le innovazioni introdotte possano utilmente spiegare i propri effetti anche una volta cessata la gestione straordinaria delle procedure conseguente alla pandemia ancora in atto.
Il processo di dematerializzazione del fascicolo processuale ha ricevuto ulteriore, significativa, implementazione per effetto delle disposizioni dettate per la gestione delle intercettazioni delle comunicazioni attraverso il sistema A.D.I. e in materia di gestione del Processo Penale Telematico alla luce di quanto da ultimo previsto dall’art. 24 del d.lgs. n. 137/2020 e dal Decreto del Ministero della Giustizia del 13 gennaio 2021, che consente il deposito di atti e nomine da parte dei difensori in formato esclusivamente digitale.
La materia ha trovato compiuta regolamentazione, da ultimo, nella circolare n. 1 del 3.2.2021 avente ad oggetto il complesso dei temi organizzativi correlati alla materia del processo penale telematico e della gestione digitalizzata del fascicolo delle indagini preliminari, proponendo l’obiettivo di pervenire progressivamente ad una completa digitalizzazione del fascicolo delle indagini preliminari e al contestuale abbandono del sistema di dematerializzazione del documento mediante scansione.
Come si accennava, il processo di progressiva digitalizzazione, grazie alla costante attenzione alle innovazioni introdotte a livello tecnologico e poi normativo, vieppiù nell’ultimo anno in considerazione della necessità di far fronte all’emergenza pandemica, e di cui l’Ufficio è stato costantemente individuato quale ufficio pilota per le sperimentazioni, è stato oggetto di una corale azione di implementazione ed accelerazione attraverso il sinergico coinvolgimento del personale di magistratura, amministrativo e di polizia giudiziaria, il costante confronto con l’Avvocatura e la collaborazione puntuale con il Tribunale, e, in particolare, lo si riconosce con gratitudine, con l’ufficio G.I.P., mediante la stipula e la programmazione di protocolli volti ad assicurare la correttezza e l’efficacia delle soluzioni tecnologiche nelle diverse fasi procedimentali.
La predetta circolare n. 1/2021, che giunge a valle di precedenti interventi settoriali, richiede, con dettagliata disciplina, di procedere puntualmente secondo le potenzialità dal progressivo rilascio di versioni aggiornate del S.I.C.P. e del Portale delle Notizie di Reato che consentono, previa apertura del fascicolo eseguita dal sistema, l’automatico ribaltamento in T.I.A.P.-Document@ delle comunicazioni delle notizie di reato e dei relativi seguiti, nonché degli atti difensivi per il cui deposito è previsto ex lege in via esclusiva il deposito digitale nel Portale del processo penale telematico (che, peraltro, a seguito di specifiche intese con l’Avvocatura, era in uso sperimentale già dal giugno 2020, come consentito dal d.l. n. 18 del 17 marzo 2020, convertito con modifiche dalla l. 24 aprile 2020 n. 27).
Si è pertanto disposto che non saranno accettate comunicazioni di notizie di reato (e relativi seguiti informativi) non ritualmente inserite nel Portale NDR - salvo comprovati problemi tecnici, dei quali dovrà darsi atto nella nota di trasmissione, ovvero per l’esigenza di deposito di documenti aventi natura e dimensione eventualmente eccedenti le compatibilità del predetto sistema - a tali atti dovendo sempre accompagnarsi, a pena di irricevibilità, idoneo supporto del relativo formato digitalizzato.
Si è, altresì:
disciplinata la gestione da parte del personale amministrativo delle trasmissioni a mezzo degli indirizzi PEC forniti dal Ministero per il deposito da parte dei difensori di tutti gli atti per i quali non è previsto che il deposito avvenga in via esclusiva mediante utilizzo del Portale del processo penale telematico, nonché delle trasmissioni degli atti provenienti da indirizzi PEC di soggetti diversi dai difensori;
dato impulso all’utilizzo del sistema PEC-T.I.A.P., nella prospettiva della progressiva e rapida dismissione dell’impiego del sistema S.N.T.;
previsto che i consulenti tecnici, gli interpreti e i traduttori, salvo i limiti tecnici imposti dalla peculiare natura degli atti, provvedano al deposito delle relazioni e degli elaborati in un formato digitale le cui specifiche tecniche ne rendano compatibile l’automatico ribaltamento in T.I.A.P., senza che ne sia dunque necessaria la previa scansione.
Il fondamentale rilievo dei processi di digitalizzazione ai fini della complessiva efficienza dei processi di lavoro e della fluidità delle interdipendenze funzionali e dei relativi flussi documentali e verso il Tribunale, è stato oggetto di analisi e confronto congiunti con il Tribunale e l’Avvocatura. Al suddetto fine, accanto ad un Tavolo permanente sui problemi della digitalizzazione collegati all’organizzazione dei servizi amministrativi, istituito d’intesa con i Referenti distrettuali dell’Informatica e curato dai Dirigenti amministrativi e dai MAGRIF dei due Uffici, sia creazione di un Gruppo di lavoro congiunto su “Prospettive di digitalizzazione ed innovazione organizzativa delle attività correlate alle indagini preliminari e al giudizio penale di primo grado” aperto al prezioso contributo dell’Avvocatura (attraverso la partecipazione del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati e della Camera Penale) ha consentito la condivisa adozione di moduli organizzativi più efficienti.
